Benefit Realisation Management

EFFECT VERZEKERD

De verwachtingen van nieuwe ICT systemen zijn hoog: alle problemen zijn voorgoed verleden tijd. Zelden wordt dit in de praktijk waargemaakt. Teleurstelling over bereikte resultaten.

Maar falende ICT systemen kunnen voorkomen worden. Door de verwachte voordelen– na goedkeuring van de business case – niet in de la te laten verdwijnen, maar actief te monitoren. Zodat u exact weet welke voordelen met het nieuwe systeem bereikt worden. En als dit tegenvalt, u tijdig bij kunt sturen.

DE UITDAGING

Nieuwe ICT systemen: verwachtingen worden opgeklopt om de financiering zeker te stellen. En vaak weet je ook niet welke effecten op zullen treden, zijn er voor die nieuw systemen geen ervaringsgetallen beschikbaar. Het is geen probleem dat grote ambities worden nagestreefd, deze ambities brengen uw organisatie verder. Wel moeten verwachtingen worden bijgesteld als er nieuwe inzichten ontstaan. Liefst worden verbeteringen aangebracht om alsnog zoveel mogelijk profijt te hebben van het nieuwe ICT systeem. Geen effecten onbenut laten.

DE OPLOSSING

Inzicht. Dat lijkt ons de eerste stap. Ga na wat de implementatie van het ICT systeem inhoudt en op welke wijze medewerkers, klanten of andere gebruikers effecten kunnen ondervinden. En werken die dan positief of negatief? Worden alle – in de business case – beoogde voordelen wel geaddresseerd? En zo niet, wat kan er gedaan worden om alsnog deze voordelen te verkrijgen. Voordat u ook maar ‘een spade in de grond steekt’ heeft u vastgesteld welke potentiële winst het nieuwe systeem oplevert. En door regelmatig en gestructureerd de effecten te meten, kunt u vaststellen of dit potentieel in de praktijk volledig wordt benut.

DE METHODE

Het benefit realisation management kent 3 stappen:

1. Ontwikkeling benefit model

Met uw hulp worden de projectplannen en –activiteiten vertaald naar te realiseren benefits.

  • Top-down: toets of de benefits in de business case in de projectplannen worden gerealiseerd
  • Bottom-up: identificeren van extra benefits die in de projectuitvoering bereikt kunnen worden

Om de relatie tussen benefits en projectplannen gestructureerd te beschrijven, gebruiken we de Logical Framework Analysis methode, een beproefde methode. Vervolgens wordt iedere benefit SMART – specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden – gemaakt: wat houdt het voordeel concreet in en hoe kan het in de praktijk gemeten worden. En worden realistische streefwaarden vastgesteld. In deze fase wordt duidelijk hoeveel u van de systeemimplementatie kunt verwachten: een overzicht van de maximaal haalbare voordelen.

2. Metingen

Het bereiken van de benefits wordt met hulp van één of meerdere indicatoren gemeten. Door informatie over eenzelfde indicator uit meerdere bronnen – bijvoorbeeld webenquete, interviews en data-analyse – te halen, vergroten we de betrouwbaarheid van de meting. De eerste meting voeren we uit voordat het nieuwe systeem operationeel is – de nulsituatie. Door de resultaten van vervolgmetingen met die van de nulmeting te vergelijken krijgt u inzicht in de effecten van het systeem. Wij corrigeren voor niet-beïnvloedbare factoren -de exogene factoren – die verstorend of versterkend werken.

3. Rapportage en advies

Na iedere voortgangsmeting ontvangt u een rapport met de meetresultaten. Voor u wordt duidelijk welke benefits gerealiseerd worden en welke benefits achterblijven. Zodat u – op basis van de tussenrapportages – tijdig bij kan sturen. Het eindrapport geeft u inzicht in het behaalde rendement, u kunt een goed beargumenteerde verantwoording afleggen over het project.

HET RESULTAAT

Het extra voordeel. Door benefit management weet u dat u de maximale voordelen uit uw project krijgt omdat u weet wat u bereikt en tussentijds kunt bijsturen. Als u een publieke organisatie bent, helpen wij u in het afleggen van gedegen verantwoording over bereikte resultaten d.m.v. de tussen- en eindrapportages.

Met bewezen aanpak en methoden helpt SMARTconsulting.nu u optimale voordelen in uw innovatieproject te realiseren.